Management collaboratif ou Forum Ouvert ?

Forum Ouvert avec 200 personnes

La méthodologie du Forum Ouvert à la fois simple et innovante, pratiqué depuis 15 ans dans nombres d’institutions et d’entreprises internationales elle est fondée sur des valeurs collaboratives, participatives et d’échanges, qui permettent de susciter dynamisme, engagement personnel, créativité, et consensus intelligent. 

 

Euromedinculture est un réseau composé de 29 membres représentant 21 pays. C’est à la fois un instigateur de partenariats et un dispositif de réflexion commune entre les pays membres pour promouvoir la culture dans l’espace euro-méditerranéen.

 

Dans ce cadre se tiendra du 8 au 10 décembre à Tunis un Forum Ouvert ( Open space Technology )réunissant prés de 200 professionnels sur la démocratie par les arts. 

 

Mosconsultants et Didier Cohas animerons ce forum ouvert avec pour objectif de faire établir par les participants les axes concrets des trois projets portés par l’institution.

 

 

 Les Forums Ouverts ou Open Space Technology est une méthodologie qui permet la réalisation de réunions de travail, où participe activement un nombre important et variable de personne de 30 à plus de 1000.

L'Open Space Technologie est une méthodologie internationale reconnue et couramment utilisée depuis 15 ans, au Canada, aux Etats Unis, en Espagne, en Suisse, aux Pays-Bas et au Danemark tant par des institutions publiques que privées ; En France de grands groupes comme France Télécoms et Valtech Technology viennent de l'utiliser pour animer leur congrès.

Dans les Open Space Technologie, les participants créent et gèrent eux-mêmes un ordre du jour (agenda) comprenant divers groupes de travail, en séances simultanées, ayant un thème commun.
Les forums Ouverts se déroulent sur deux à trois journée. Le résultat est l'approfondissement et le renforcement effectifs d'un travail en commun par la mise en place de plans d'actions approuvées par l'ensemble des participants dans le cadre des moyens donnés par l'entreprise ou l'organisation.

 

Que va-t-il se passer?

L'ensemble des participants au démarrage sont réunis en « cercle » dans un espace. Les animateurs leur présentent les modalités du fonctionnement de L'Open Space Technologie. Ils sont invités ensuite à fixer les différents thèmes d'ateliers et à indiquer leurs participations.

La gestion de l'ensemble des participants se fait au moyen d'un méta plan de l'Open Space Technologie permettant de gérer et de fixer les groupes de travail ainsi que les espaces réservés. Chacun est donc invité dès le départ à participer et à s'impliquer activement. Les règles du Forum Ouvert sont:

1. Chaque participant annonce les questions importantes;

2. Toutes les questions soulevées seront traitées par les participants les plus qualifiés et les plus capables, pour chacune d'elles afin d'obtenir des résultats;

3. En un temps limité, de trois jours, toutes les informations, les questions, les idées, les discussions, les recommandations et les conclusions ainsi que les questions à analyser postérieurement et les propositions d'action seront regroupées et constitueront un rapport qui sera distribué aux participants avant de quitter la réunion;

4. Des priorités seront définies dans les items du rapport durant le temps du forum;

5. Les résultats des sous-groupes de participants en temps réel pourront êtres immédiatement disponibles pour toute l'organisation, permettant ainsi à d'autres participants de réagir et de participer.

Dans un Open Space Technologie , tous les participants sont sur un pied d'égalité, y compris les élus et les directions. Il est ainsi possible de profiter de perspectives diverses et d'arriver à des résultats qui collent à la réalité.


Avant et après le forum

Préalablement, le choix du thème amène le comité organisateur à clarifier l'objectif principal de la rencontre, ce qui focalisera l'attention et orientera les discussions. La définition des incontournables, les limites avec lesquelles l'organisation ou la collectivité doit composer cernera les frontières à l'intérieur desquelles les personnes auront toute liberté d'action.

Le soutien accordé aux résultats du Forum ouvert, comme au moyen d'un ajustement des systèmes ou d'une stratégie de communication pour mettre à l'avant-scène les activités qui découlent du Forum ouvert, nourrira l'enthousiasme généré au cours de la séance et facilitera la mise en œuvre des plans d'action.

Le rôle de la personne qui anime l'Open space Technologie consiste à créer le climat et les conditions qui permettront au groupe de s'approprier le thème, de créer l'ordre du jour, d'échanger et de faire faire les rapports sur les discussions. En accompagnant la direction et le comité organisateur dans sa démarche, puis en s'appuyant sur quelques principes et sur l'approche d'auto organisation des groupes, cette personne aide à apprivoiser ce contexte hors du commun de sorte que la communication s'ouvre dans un climat de respect et de responsabilité.

Aperçu des différentes prestations :

  • Cartographie et analyse de processus avec l'équipe ou les équipes.
  • Management correctif en équipe, définition des missions et des objectifs.
  • Définition stratégique et prise de décision
  • Organisation de Forum Ouvert de 30 à 1000 persones

 contact et documentation : didier.cohas@mosconsultants.fr

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